Розгрібаємо гори
А також стопки, купки, папки. Всього цього не повинно бути на твоєму столі. Тобі здається, що ти точно знаєш, у якій стопці що лежить, і розумієш, що де в тебе діється, але це ілюзія. Якщо купок більше двох - сходи на тиждень у відпустку, і ти геть забудеш, в якій горе в тебе який скарб закопано. І, звичайно ж, старайся не будувати нових пірамід.
Прибираємо сміття
Якщо не хочеш перетворитися на паперову щура, стань «сміттярем». Перше бажання, яке повинно в тебе виникати при вигляді будь-якого паперового матеріалу, - це бажання викинути. До бухгалтерським документам це не відноситься. Про них окремо. Але от будь-яку спам-пошту відразу в відро без тіні сумніву. Все, що не має прямого відношення до твоєї роботи, викидай або переходь до наступного кроку.
Переводимо стрілки
Після відкидання всього зайвого передавай і пересилати іншим людям все, що не за адресою. І не тільки те, що виявилося в тебе помилково, а й все, що відноситься не до твоєї роботи, а до роботи іншого відділу, колеги. Підписуй олівцем імена і перенаправляти одержувачам, навіть не вникаючи.
Діємо
Якщо папір все-таки знайшла тебе за адресою, звертайся з нею відповідно. Клади в червону папку з написом «зробити» або відразу ж починай їй займатися. Якщо є необхідність відкласти, але не сподіваєшся на пам'ять, не витрачай час на повторне вникання. На клейкою папірці або вгорі олівцем припишемо, що саме треба зробити, підписати / почитати / обговорити з колегами / внести до реєстру і т.п.
Підшиваємо
Підшивав тільки те, що дійсно вимагає довгострокового і дбайливого зберігання. Але пам'ятай, що 80% підшитих документів ніколи тобі не знадобляться. Якщо там є інформація, яку ти можеш отримати з Інтернету / своєї пошти / пам'яті / будь-яких інших джерел, таке не підшиваються, а викидай.
В електронному вигляді
Весь бухгалтерський документообіг старайся максимально переводити в електронний вигляд. Все, що можна відсканувати і отримати в електронному вигляді, в цьому вигляді і бережи. По-перше, напевно документи знадобляться більше тобі, ніж бухгалтерії. По-друге, напевно при неспішної роботі кур'єрських служб факси, імейли тебе неодноразово врятують. По-третє, у пошті набагато простіше знайти потрібний файл, ніж папірець в стосі. По-четверте, частина з них буде втрачена.
Боєкомплект завжди напоготові
Твоє головна зброя завжди має бути під рукою. Це «циліндричний файл», він же відро для сміття, олівець, червона папка з написом «зробити». При правильному зверненні ці нехитрі штуковини будуть регулярно рятувати твою ніжну офісну психіку, не допустять твого перетворення в паперову щура і зроблять твій труд більш ефективним.
А також стопки, купки, папки. Всього цього не повинно бути на твоєму столі. Тобі здається, що ти точно знаєш, у якій стопці що лежить, і розумієш, що де в тебе діється, але це ілюзія. Якщо купок більше двох - сходи на тиждень у відпустку, і ти геть забудеш, в якій горе в тебе який скарб закопано. І, звичайно ж, старайся не будувати нових пірамід.
Прибираємо сміття
Якщо не хочеш перетворитися на паперову щура, стань «сміттярем». Перше бажання, яке повинно в тебе виникати при вигляді будь-якого паперового матеріалу, - це бажання викинути. До бухгалтерським документам це не відноситься. Про них окремо. Але от будь-яку спам-пошту відразу в відро без тіні сумніву. Все, що не має прямого відношення до твоєї роботи, викидай або переходь до наступного кроку.
Переводимо стрілки
Після відкидання всього зайвого передавай і пересилати іншим людям все, що не за адресою. І не тільки те, що виявилося в тебе помилково, а й все, що відноситься не до твоєї роботи, а до роботи іншого відділу, колеги. Підписуй олівцем імена і перенаправляти одержувачам, навіть не вникаючи.
Діємо
Якщо папір все-таки знайшла тебе за адресою, звертайся з нею відповідно. Клади в червону папку з написом «зробити» або відразу ж починай їй займатися. Якщо є необхідність відкласти, але не сподіваєшся на пам'ять, не витрачай час на повторне вникання. На клейкою папірці або вгорі олівцем припишемо, що саме треба зробити, підписати / почитати / обговорити з колегами / внести до реєстру і т.п.
Підшиваємо
Підшивав тільки те, що дійсно вимагає довгострокового і дбайливого зберігання. Але пам'ятай, що 80% підшитих документів ніколи тобі не знадобляться. Якщо там є інформація, яку ти можеш отримати з Інтернету / своєї пошти / пам'яті / будь-яких інших джерел, таке не підшиваються, а викидай.
В електронному вигляді
Весь бухгалтерський документообіг старайся максимально переводити в електронний вигляд. Все, що можна відсканувати і отримати в електронному вигляді, в цьому вигляді і бережи. По-перше, напевно документи знадобляться більше тобі, ніж бухгалтерії. По-друге, напевно при неспішної роботі кур'єрських служб факси, імейли тебе неодноразово врятують. По-третє, у пошті набагато простіше знайти потрібний файл, ніж папірець в стосі. По-четверте, частина з них буде втрачена.
Боєкомплект завжди напоготові
Твоє головна зброя завжди має бути під рукою. Це «циліндричний файл», він же відро для сміття, олівець, червона папка з написом «зробити». При правильному зверненні ці нехитрі штуковини будуть регулярно рятувати твою ніжну офісну психіку, не допустять твого перетворення в паперову щура і зроблять твій труд більш ефективним.
